E-Mail

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Dieses Thema in der technischen Dokumentation (Kerndoku)

https://www.hostsharing.net/doc/managed-operations-platform/email/

Dieses Thema in der technischen Dokumentation (Kerndoku)

https://www.hostsharing.net/doc/managed-operations-platform/tutorials/email-einrichten//

Die (auch das) E-Mail (kurz Mail, von englisch electronic mail: „elektronische Post“ oder „elektronischer Brief“), manchmal als E-Post oder E-Brief bezeichnet, ist eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene Nachricht.E-Mail wird – noch vor dem World Wide Web – als wichtigster und meistgenutzter Dienst des Internets angesehen.

Konfigurationsmöglichkeiten

• Wie E-Mail Clients für hostsharing eingerichtet werden ist hier zu finden: Mailclient einrichten
• Es können Mailinglisten eingerichtet werden.
• IMAP Konten lassen sich mit ImapCopy zu HS kopieren.

E-Mail-Infrastruktur

Wir nutzen Postfix als Mail Transfer Agent(MTA) bzw. Mailserver. Diese Software dient dazu, eingehende Mails den lokalen Usern des Servers zuzuordnen, an interne oder externe Server zuzustellen.

E-Mails werden vom Mailsystem im Verzeichnis Maildir des jeweiligen User-Accounts abgelegt (der Name ist systemweit eingestellt und kann nicht verändert werden).

Damit sind die Mails im normalen Backup enthalten und gehen auch in die Quota des Paketes ein. Das Verzeichnis wird automatisch angelegt, wenn die erste E-Mail dort abgelegt wird.

Ist das Verzeichnis Maildir nicht angelegt, liefern E-Mail-Clients oder Webmail-Clients aufgrund des fehlenden Verzeichnisses eine Fehlermeldung. Dies kann verhindert werden, indem auf der Shell in dem entsprechenden User-Account folgender Befehl ausführt wird:

maildirmake Maildir

Umzug von Maildir von NVMe auf HDD Storage

Falls E-Mail auf langsamerem kostengünstigerem HDD Storage gespeichert werden soll, kann das Maildir Verzeichnis entsprechend verschoben werden:

export pac=xyz00
export u=meinuser
cd $HOME
# einmal synchronisieren, kann länger dauern
rsync -rltpHz Maildir /home/storage/$pac/users/$u
# noch einmal kurz synchronisieren, dann löschen und verlinken
rsync -rltpHz Maildir /home/storage/$pac/users/$u && rm -Rf Maildir && ln -s /home/storage/$pac/users/$u/Maildir

Adressierung und Weiterleitungen

Hostsharing unterscheidet zwischen E-Mail-Adresse und Mailbox.

Eine E-Mail-Adresse gibt an, wie eine eingehende Nachricht auszuliefern ist.

Eine Mailbox ist ein Ort, wo erhaltene E-Mails lagern, bis ein User sie lesen will, typischerweise indem er mittels seiner Client-Software die Mails mit IMAP oder POP3 abholt und anzeigt.

In Hostsharing hat jeder User, ob Paketadmin oder Paketuser, eine Mailbox. E-Mail-Adressen können unabhängig von tatsächlichen Usern eingerichtet werden.

E-Mail-Adressen

Eine E-Mail-Adresse ist in Hostsharing eine Kennung der üblichen Form userimbreitestensinn@domain, zusammen mit einer Zielangabe, das heißt, mit der Angabe, wohin eine mit dieser Kennung adressierten E-Mail geliefert werden soll. Bei Einrichtung einer E-Mail-Adresse in Hostsharing kann ein Ziel eine Mailbox sein, oder aber eine andere E-Mail-Adresse (mit einer beliebigen Domain, ob bei Hostsharing gehostet oder extern). Eine E-Mail-Adresse kann mehrere Ziele haben: dann wird die eingehende Mail zur Auslieferung vervielfacht.

Es werden n:m-Verknüpfungen zwischen E-Mail-Adressen und Mailboxen ermöglicht. Das heißt, mehrere E-Mail-Adressen können dieselbe Mailbox als Ziel haben, und eine E-Mail-Adresse kann mehrere Mailboxen als Ziele haben.

E-Mail-Aliases

Ein E-Mail-Alias ist, ähnlich wie eine E-Mail-Adresse, mit einer Angabe verbunden, wie mit einer entsprechend adressierten E-Mail bei Eingang zu verfahren ist. Ein E-Mail-Alias in Hostsharing ist nicht an eine bestimmte Domain gebunden, wohl aber an ein bestimmtes Paket. Daher beginnen alle Aliase mit einem Pakennamen (plus Bindestrich) in der Form xyz00-... (Damit kann ein Alias gleichlautend mit der Mailbox eines Paketusers sein: in diesem Fall hat der Alias Vorrang; eine so geleitete Mail wird nicht in die Mailbox geliefert, sondern entsprechend dem zum Alias gehörenden Ziel.)

Das Ziel eines E-Mail-Alias ist allerdings flexibler als das Ziel einer E-Mail-Adresse, und erlaubt beispielsweise, eingehende Mails durch Programme verarbeiten zu lassen. Damit kann man unter anderem Mailverteiler flexibel definieren.

Insgesamt kann man damit komplex E-Mail-Setups konfigurieren. E-Mail-Aliases werden deshalb als Werkzeug für Administratoren angeboten; der Endverbraucher wird in der Regel keine Aliases benötigen.

Formal

E-Mail-Adresse

Form = localpart@domainpart

Beispiel = username@example.com

Ziel = Liste von (mehreren):

• E-Mail-Adresse (intern oder extern)
• E-Mail-Alias
• Mailbox

E-Mail-Alias

Form = xyz00-aliasname

Ziel = Liste von (mehreren):

• E-Mail-Adresse (intern oder extern)
• E-Mail-Alias
• Mailbox
• spezielle Funktion (Pipe, dateibasierter Verteiler, ...)

Mailbox

Form = xyz00

Form = xyz00-username

• kann per POP3 und/oder IMAP abgerufen werden
• kann per Sieve gefiltert werden
• kann durch .forward-Datei(en) umgelenkt werden

Bemerkungen

Wenn E-Mail-Alias gleich wie eine Mailbox-Bezeichnung lautet, hat der Alias Vorrang. Um ankommende E-Mails dennoch in die Mailbox liefern zu lassen, kann als Ziel eines Aliases die Mailbox-Bezeichnung mit vorangestelltem Backslash angegeben werden (z. B. "\xyz00-username").

Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook für Office 365

Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook für Office 365 erfordern folgenden Registry-Patch:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableOffice365SimplifiedAccountCreation"=dword:00000001

Der "DisableOffice365SimplifiedAccountCreation"-Patch reaktiviert die Dialoge zur Einrichtung von E-Mail-Konten früherer Outlook-Versionen. Diese Dialoge erlauben u.a. die manuelle Konfiguration der E-Mail-Konten. Implizit sorgt dieser Patch auch dafür, dass jüngere Outlook-Versionen, die über klassisches Autodiscover (XML-basiert) bereitgestellten Konfigurationsoptionen korrekt verarbeitet. In unseren Tests zeigte sich, dass jüngere Outlook-Versionen ohne diesen Patch nicht alle per Autodiscover bereitgestellten Informationen zur Anwendung bringen. Das neue Protokoll Autodiscover V2 (JSON-basiert) bietet - nach unserem Kenntnisstand - hingegen keine Möglichkeit, Konfigurationen für die Zugriffsprotokolle POP3, IMAP und SMTP zu übermitteln.

Mögliche Probleme

E-Mails kommen nicht in meinem bei Hostsharing gehosteten Account an

Ich weiß, dass jemand von einem "fremden" E-Mail Server eine Nachricht geschickt hat, die ich nicht angezeigt bekomme.

"Greylisting"

Eine Auswirkung des Greylisting (Anti SPAM Maßnahme) ist, dass Nachrichten mit Zeitverzögerung (bis zu 2 Stunden) ankommen können.

Im Mai 2024 wurden vereinzelt Schwierigkeiten mit der erstmaligen Zustellung von E-Mails beobachtet, die von web.de kamen. Möglicherweise wurde dort, abweichend von den üblichen Konfigurationen, auf einen automatisierten 2. Zustellversuch von E-Mails verzichtet.

Weiterführende Links

HS-Mailrouting

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