Umzug aller Postfächer einer Domain

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Szenario

Das neue Mitglied hat bisher eine Domain und mehrere Postfächer bei einem Anbieter. Nun soll die Domain, die Webseite, die Postfächer und evtl. auch andere Anwendungen, z.B. eine Nextcloud, zu Hostsharing umgezogen werden.

Wir betrachten hier erstmal nur den Umzug der Postfächer und der E-Mail Adressen. Die weiteren Schritte können im Anschluss durchgeführt werden.

Durchzuführende Schritte

Vorbereitungen an den Einstellungen der Domain

TTL heruntersetzen

Beim bisherigen Anbieter sollte die TTL auf dem MX Eintrag der Domain auf 600 Sekunden gesetzt werden (10 Minuten). Das sollte spätestens einen Tag vor dem Umzug erledigt werden, um den Default-Wert der TTL von bis zu 24 Stunden zu vermeiden. Dadurch wird die Zeitspanne verringert, in der während des Umzugs nach dem Ändern des MX Eintrages sich der neue Mailempfangsserver im DNS herumspricht.

Der aktuelle TTL lässt sich mit diesem Befehl prüfen: 

dig -t MX meinedomain.de
   meinedomain.de.		86400	IN	MX	0 xyz.mail.protection.outlook.com.

SPF Eintrag erweitern

Es sollte der SPF TXT Eintrag um include:spf.hostsharing.net erweitert werden.

Vorbereitungen in HSAdmin

Es sollte in HSAdmin auf https://admin.hostsharing.net folgende Dinge angelegt werden:

  • die Domain meinedomain.de sollte angelegt werden
  • es sollten die Postfächer als Unix Benutzer angelegt werden, und temporäre Passwörter vergeben werden.
  • es sollten die E-Mail Adressen, Aliase und Weiterleitungen eingerichtet werden.

Es kann dafür auch dieses Python-Skript benutzt werden: https://codeberg.org/tpokorra/hostsharing-scripts/src/branch/main/create_and_move_mailboxes.py

Ankündigung an die Nutzenden

Rechtzeitig muss eine Anleitung und die neuen Zugangsdaten an die Nutzenden weitergegeben werden. Am besten sollten diese Menschen auch über einen anderen Kanal zu erreichen sein, falls es Probleme beim Wechsel auf das neue Postfach gibt.

Folgende Sachen sollten erwähnt werden:

  • Umstellung der Zugangsdaten. Siehe auch Screenshots für Thunderbird auf https://www.hostsharing.net/doc/managed-operations-platform/email/
  • Möglichkeit von Webmail: https://webmail.hostsharing.net
    • dabei sollte beachtet werden:
      • Absender Adresse muss bei der ersten Anmeldung korrigiert werden.
      • evtl. müssen in den Einstellungen die Unterordner abonniert werden, sonst werden sie im Posteingang nicht angezeigt
  • Ändern des temporären Passworts
    • nach dem erfolgreichen Umzug der Postfächer muss jede Benutzerin das Passwort öndern
    • das geschieht auf https://admin.hostsharing.net: anmelden, und dann oben rechts auf den eigenen Benutzernamen klicken

Der tatsächliche Umzug

Folgende Schritte müssen während des Umzugs in dieser Reihenfolge passieren:

  • der MX Eintrag auf der Domain muss geändert werden. Alte MX Einträge müssen entfernt werden, und die 3 Einträge mailin1.hostsharing.net, mailin2.hostsharing.net und mailin3.hostsharing.net müssen eingefügt werden.
  • die Passwörter für die alten Postfächer müssen zurückgesetzt werden, es reicht ein Passwort für alle.
  • die Inhalte der Postfächer werden über imapcopy in die Postfächer bei Hostsharing kopiert.

Nacharbeiten

Nach dem erfolgreichen Umzug:

  • die Benutzer ändern die Passwörter ihrer neuen Postfächer
  • die Benutzer konfigurieren den E-Mail Client mit den neuen Zugangsdaten

Wenn sich der Staub gelegt hat, können danach die Webseite, weitere Anwendungen, und schließlich die gesamte Domain zu Hostsharing umgezogen werden.

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